„Den Abschluss brauchen wir nur für die Steuererklärung“, „Ich brauche keine Auswertungen, ich weiss, wie es um das Unternehmen steht“. „Keine Ahnung, dafür ist der Buchhalter zuständig“. Aussagen, die regelmässig in Unternehmen getroffen werden, wenn man auf die Auswertungen im Finanz- und Rechnungswesen zu  sprechen kommt.

Diese Aussagen weisen auf ein enormes Potential innerhalb des Unternehmens hin. Mit einer kritischen Haltung zu den bestehenden Strukturen und einer Optimierung der internen Organisation können sich grosse Chancen ergeben, welche sich direkt positiv auf die Ertragslage auswirken können. Sparpotentiale können besser genutzt, Abläufe besser gestaltet und optimiert werden. Eine kritische Analyse der eigenen Strukturen kann zwar im ersten Moment schmerzhaft und unangenehm sein, jedoch einen entscheidenden Schritt für die Zukunft des Unternehmens darstellen.

Bei der Frage nach einem optimalen Reporting, welches sowohl für das Unternehmen wie auch für die Anspruchsgruppen den besten Nutzen bringt, sollte man sich die folgenden vier zentralen Fragen stellen:

1. Führungskräfte benötigen verlässliche, relevante und leicht zugängliche Informationen für ihre Entscheidungsfindung. Gehört das Finanzreporting dazu?
Aus unserer langjährigen Erfahrung zeigt sich, dass ein Finanzreporting nicht nur dazugehört, sondern einen existenziellen Bestandteil eines wirkungsvollen Controllings innerhalb eines Unternehmens darstellt. Es lässt sich am ehesten mit einem Vergleich aus dem Alltag darstellen:
Bei einer Autofahrt in der Nacht hat man zwar mit eingeschaltetem Licht auch keine Garantie, dass man unfallfrei an das Ziel kommt, aber die Wahrscheinlichkeit, einen Unfall zu vermeiden, ist bei weitem höher. Oder anders ausgedrückt: Das Finanzreporting stellt eine Kontrollmöglichkeit dar, ob man sich weiterhin innerhalb der firmeneigenen wie auch der wirtschaftlichen Leitplanken bewegt oder ob das Unternehmen vom Kurs abweicht. Dies ist gerade in dem aktuell wirtschaftlichn schwierigeren Umfeld von eminenter Bedeutung: Fehlentwicklungen können die Fortführung des Unternehmens gefährden und das Reporting kann ein Kontroll- und Warninstrument darstellen, um Fehlentwicklungen frühzeitig zu stoppen und das Unternehmen wieder auf den richtigen Weg zu führen.

2. Wie stellt sich ein Finanzreporting zusammen und in welchem Intervall sollte ein Reporting erstellt werden?
Die Ausgestaltung des Reportings hängt jeweils mit dem Bedürfnis des Unternehmens zusammen, resp. davon, wie weit ein Prinzip des „Führens nach Zahlen“ gelebt und praktiziert wird. Dies soll insbesondere heissen, ob mit den erarbeiteten Zahlen auch gelebt wird und ob aufgrund der Auswertungen auch Konsequenzen und Handlungen erfolgen. Sofern dies nämlich nicht geschieht, wird lediglich ein zahnloser Papiertiger produziert, welcher das Unternehmen nicht weiterbringt. Unabhängig davon lässt sich aber sagen, dass ein Reporting die folgenden Kriterien erfüllen muss:

• Zeitnahe Erstellung, um entsprechende Reaktionsmöglichkeiten auf Fehlentwicklungen zu haben.
• Kurz und bündig, die wichtigsten Kennwerte sollten auf den ersten Blick zusammengefasst sein, optimalerweise wird eine Betrachtung von der Vogel- zur Froschperspektive gewählt. Dies bedeutet, dass im ersten Schritt nur die Eckdaten betrachtet werden, jedoch für eine weitergehende Analyse auch die Details zu den vorliegenden Zahlen vorliegen müssen.
• Ehrlichkeit, ein Kriterium, das häufig unterschätzt wird, jedoch sehr wichtig ist, denn eine Darstellung fernab der realen Werte (z.B. durch Bildung oder Auflösung von stillen Reserven) führt zu Fehlaussagen bei der Beurteilung und kann frappante Auswirkungen haben!
• Beim Intervall ist zu sagen, dass mindestens eine Quartalsbetrachtung gewählt werden sollte, bei grösseren Unternehmen oder bei akuten Problemstellungen ist auf jeden Fall ein monatliches Reporting zu präferenzieren.

3. Korreliert die Grösse der Unternehmung mit der Grösse des Reportings? Oder ist hier Einfachheit der Aktion angesagt?
Es kann zwar durchaus ein gewisser Zusammenhang zwischen der Grösse der Unternehmung und dem Reporting gefunden werden, jedoch ist dies nur ein Aspekt bei der Definition des Reporting. Mindestens ebenso wichtig ist die Organisation der Unternehmung oder die bearbeiteten Märkte und Regionen. Aus dieser Überlegung heraus sind folgende Leitlinien bei der Erstellung eines Reportings zu beachten:

• Vorab ist eine detaillierte Analyse des Unternehmens und der Orga-nisation durchzuführen, um die wahren Bedürfnisse zu ermitteln. Für diese Analyse ist es zu empfehlen, eine erfahrene Partei zu Rate zu ziehen, um Probleme der Betriebsblindheit zu vermeiden und von Erfahrungen zu profitieren, um Kinderkrankheiten bei der Implementierung und Umsetzung des Reportings zu vermeiden.
• Die erarbeiteten Kennwerte und Aussagen müssen den Bedürfnissen der Empfänger:innen und des Unternehmens entsprechen.
• Zudem besteht eine gewisse Abhängigkeit von der bestehenden EDV-Lösung sowie den daraus resultierenden Auswertungsmöglichkeiten.

4. Wie geht man die Implementierung eines Finanzreportings am besten an?
Für den Aufbau und die Erstellung eines Reportings sollte ein Fragenkatalog mit folgenden 5 Punkten beantwortet werden:

• WAS benötigen wir, sprich welche Zahlen werden benötigt (IST-Analyse des Unternehmens)?
• WIE können die notwendigen Zahlen ermittelt werden, welcher Aufwand steckt dahinter (Reguläre Aufarbeitung der IST-Daten)?
• WO stehen wir, es ist jeweils möglich eine Auswertung mit Budget- oder Vorjahresdaten zu erstellen (Soll-Ist-Vergleich)?
• WANN benötigen wir die Information, das heisst in welchem Zeitrahmen werden die Zahlen und Kennwerte benötigt?
• WER ist die Anspruchsgruppe (Führungsinstrument)?

Je nach Bedürfnis kann dies zu einem einfach gehaltenen Reporting mit lediglich 5 Kennwerten führen oder aber zu einer ausgewogenen Balance-Scorecard (BSC) mit Warnindikatoren und Detailfaktoren als ausgewiesenes Führungsinstrument.

Selbstverständlich lässt sich nicht pauschalisiert sagen, welche Lösung richtig ist für Ihr Unternehmen. Wir unterstützen Sie aber gerne bei der Analyse IhrerStruktur und helfen Ihnen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen, sowohl organisatorisch wie auch finanziell, zu finden.